3 Stap 1 — Opstarten en voorbereiding

Voordat het onderzoek van start gaat, moet de reikwijdte duidelijk worden gemaakt aan de analisten en de sponsor. De verantwoordelijkheden en taken van de doelorganisatie moeten gedetailleerd worden beschreven. Ook moet de positie van de organisatie binnen het bredere systeem van leveranciers, klanten en belanghebbenden uiteen worden gezet.

In Stap 1 zult u de informatie verzamelen die u in de andere stappen nodig hebt. Het resultaat is een rapportage, en toestemming van de sponsor om verder te gaan.

De opstart- en voorbereidingsstap omvat de volgende stappen:

1. Identificeer de telecommunicatiediensten
2. Identificeer de actoren
3. Beschrijf rampscenario's
4. Stel een rapport over Stap 1 op
5. Krijg toestemming van de sponsor

3.1 Identificeer de telecommunicatiediensten

Maak een lijst van alle telecommunicatiediensten die de doelorganisatie in gebruik heeft. Dit moet een uitputtende lijst zijn. Als een dienst per ongeluk overgeslagen wordt, zal er geen risicobeoordeling op plaatsvinden en kunnen afhankelijkheden tussen deze en andere diensten niet ontdekt worden. Als gevolg daarvan, kunnen beslissingnemers onnodige of ineffectieve tegenmaatregelen treffen of nood­zakelijke tegenmaatregelen over het hoofd zien.

Bij het maken van de lijst met telecommunicatiediensten zijn de volgende informatie­bronnen misschien nuttig:

• De initiële probleemdefinitie, een project initiatiedocument (PID) of plan van aanpak, een request for proposals (RFP).
• Vraaggesprekken met management en operationele medewerkers van de doel­organisatie.
• Observatie van operationele medewerkers tijdens oefeningen of praktijksituaties.
• Rampenpreventieplannen.
• Evaluatieonderzoeken naar eerdere oefeningen.
• Interne procedures, operationele richtsnoeren, proceshandboeken.
• Naslagwerken die worden gebruikt tijdens de rampenbestrijding.

Beschrijf in het kort elke telecommunicatiedienst. Het is in deze stap nog niet nodig om de technische implementatie te omschrijven, maar als er informatie beschikbaar is over zaken als handsets, terminals of verbindingen, dan moet deze wel meegenomen worden in de beschrijving.

Als een telecommunicatiedienst dient als een back-up voor een andere telecom­municatiedienst, of wanneer de dienst zelf een terugval-mechanisme heeft, dan moet dat ook beschreven worden.

De beschrijvingen moeten ook altijd het belang van de dienst voor de werkzaam­heden van de organisatie omvatten. Of te wel: is een dienst noodzakelijk of slechts handig om erbij te hebben?

Het is in deze stap ook zinvol om te beginnen met opstellen van een lijst van afkortingen en verklarende woorden waarvan de betekenis niet voor alle analisten of de sponsor helder zijn.

3.2 Identificeer actoren en externe belanghebbenden

Maak voor elke telecommunicatiedienst een lijst van alle actoren die er gebruik van zouden kunnen maken. Hoofdactoren zijn leden van de doelorganisatie. Alle andere actoren zijn secundair. Actoren kunnen de partij zijn die het initiatief tot een communicatiesessie neemt (de bellende partij) of de ontvangende partij (de gebelde partij), of beide.

Maak een lijst van alle externe belanghebbenden van de doelorganisatie.

Actoren en externe belanghebbenden kunnen geïdentificeerd worden aan de hand van de zelfde informatiebronnen zoals die hierboven vermeld staan voor telecom­municatiediensten.

3.3 Beschrijf rampscenario's

Alvorens de analyse van start kan gaan, moet het duidelijk zijn aan welke dreigingen de organisatie blootgesteld kan worden. Bijvoorbeeld, de interne brandweer die verantwoordelijk is voor de veiligheid van een chemische fabriek zal geconfronteerd worden met andere potentiële rampen dan een crisisteam dat zich bezighoudt met het beheersen van landbouwziekten. Laatstgenoemde zal waarschijnlijk niet geconfronteerd worden met een enorme vernieling van hardware. De dreigingen voor beide telecommunicatiediensten zullen daarom ook sterk van elkaar verschillen.

De dreigingen en hun mechanismen moeten zo gedetailleerd mogelijk worden beschreven. Rampscenario's omschrijven de dreigingen, hun effecten en mecha­nismen, hun waarschijnlijkheid en de vereiste respons van de doelorganisatie.

Voor sommige onderzoeken zijn opzettelijk menselijk handelen (criminaliteit, terrorisme) van groot belang. In andere onderzoeken kan het voldoende zijn om alleen naar ongelukken te kijken. De reikwijdte van het onderzoek hoeft niet beperkt te zijn tot technische aspecten. Bij het beschrijven van een ramp zijn de effecten ervan op telecomcomponenten het belangrijkste aspect. Om de reacties van het grote publiek beter te kunnen begrijpen, kan het zinvol zijn om een paar expliciete beschrijvingen op te nemen van gebeur­tenissen die door burgers kunnen worden ervaren of waarover door de media gepubliceerd kan worden. Dit kan tijdens de risico-evaluatiestap helpen bij het beoordelen van de maatschappelijke risicofactoren.

Het is mogelijk om rampscenario's uit eerdere beoordelingen te hergebruiken om zo de hoeveelheid werk te beperken.

3.4 Stel een rapport over Stap 1 op

De resultaten uit Stap 1 moeten worden vastgelegd omdat de analisten hiernaar moeten kunnen verwijzen in de volgende stappen.

Hieronder volgt een algemene opzet voor een document dat de uitkomst voor de opstart- en voorbereidingsstap beschrijft. Deze rapportage vormt de inleiding voor het eindrapport.

1. Managementsamenvatting van het Stap 1 rapport.
2. Over de doelorganisatie (interne reikwijdte):
   1. Positie binnen het bredere kader van belanghebbenden.
   2. Sponsor, beslissingnemer en analisten.
   3. Rollen, taken en verantwoordelijkheden van de doelorganisatie.
   4. Gebruikte telecommunicatiediensten, met een omschrijving van de implementatie, de rol en het doel, en de terugval en back-up mogelijkheden.
   5. Actoren, met inbegrip van de hoofdactoren, en hun rollen, taken en verantwoordelijkheden.
3. Over de externe omgeving van de doelorganisatie (externe reikwijdte):
   1. Rampscenario's met omschrijvingen.
   2. Externe partijen waarmee de hoofdactoren zouden kunnen communiceren en andere, externe belanghebbenden.
4. Verklarende woordenlijst.

3.5 Krijg toestemming van de sponsor

Alle analisten dienen mee te doen aan een review van het Stap 1 rapport. Over de inhoud ervan moet consensus bestaan.

Het Stap 1 rapport moet vervolgens worden gepresenteerd en besproken met de sponsor. De lijst met telecommunicatiediensten kan onverwachte diensten bevatten. Het opduiken van dergelijke onverwachte diensten is interessant omdat het een indicatie kan zijn van het feit dat de risicobeoordeling en de voorbereiding van de doelorganisatie onvoldoende is, en dat rampenplannen niet compleet zijn.

De resultaten van de Opstart- en Voorbereidingsstap bepalen in hoge mate het verloop van de risicobeoordeling in de latere stappen. Het is daarom belangrijk dat de sponsor ook akkoord gaat met de uitkomsten van deze en formeel instemt met de opgeleverde documentatie. Een consequentie is wel dat de documenten begrijpelijk moeten zijn voor niet-ingewijden. Een verklarende woordenlijst kan daarom nuttig zijn. Ook moet er een managementsamenvatting worden geschreven.